Usaha fotocopy dan stationery memiliki pola transaksi yang berbeda dari toko retail biasa. Pelanggan bisa datang untuk fotocopy beberapa lembar, meninggalkan dokumen untuk dijilid, lalu membeli pulpen atau map dalam transaksi yang sama.
Jika jasa dan barang fisik dicatat dengan cara yang sama, pemilik usaha akan kesulitan mengetahui pendapatan jasa, margin ATK, stok yang menipis, dan pesanan yang masih harus dikerjakan. Kuncinya adalah memisahkan jenis produk, tetapi tetap memprosesnya dalam satu kasir.
Kenapa Fotocopy dan ATK Membutuhkan Sistem Hybrid?
Fotocopy, print, scan, jilid, dan laminating adalah layanan. Sementara pulpen, buku, map, kertas yang dijual kembali, tinta, dan perlengkapan lain adalah barang fisik. Keduanya bisa muncul dalam satu pesanan pelanggan, tetapi cara pengelolaannya berbeda.
- Jasa: dihitung berdasarkan lembar, halaman, meter, atau satuan pekerjaan.
- Produk fisik: membutuhkan harga beli, harga jual, dan kontrol stok.
- Pesanan yang ditinggal: membutuhkan status pengerjaan agar tidak terlupa.
Dengan klasifikasi yang jelas, satu transaksi tetap bisa menghasilkan satu struk dan satu catatan laporan, tanpa kehilangan detail penting.
Langkah 1: Buat Katalog Jasa sebagai Tipe Jasa
Masukkan layanan utama seperti berikut sebagai produk dengan Tipe = Jasa:
| Layanan | Contoh harga | Satuan |
|---|---|---|
| 📄 Fotocopy A4 B/W | Rp 300 | Per lembar |
| 📄 Fotocopy A4 Warna | Rp 2.000 | Per lembar |
| 🖨️ Print A4 B/W | Rp 500 | Per lembar |
| 📠 Scan Dokumen | Rp 2.000 | Per dokumen |
| 📚 Jilid Spiral | Rp 8.000 | Per buku |
| 📚 Laminating A4 | Rp 4.000 | Per lembar |
Produk jasa tidak diperlakukan seperti stok barang dagangan. Gunakan nama yang konsisten—misalnya “Fotocopy A4 B/W”—agar kasir mudah mencari layanan dan laporan tetap mudah dibaca.
Langkah 2: Masukkan ATK sebagai Tipe Fisik
Untuk barang yang dijual kembali, pilih Tipe = Fisik dan isi harga beli serta stok. Contohnya:
- 🖊️ Pulpen Pilot — harga beli Rp5.000, jual Rp8.000
- 📘 Buku Tulis — harga beli Rp3.000, jual Rp5.000
- 📁 Map Plastik — harga beli Rp2.000, jual Rp3.500
- 📄 Kertas A4 1 rim — harga beli Rp40.000, jual Rp50.000
- 🖨️ Tinta Printer — harga beli Rp80.000, jual Rp120.000
Saat ATK terjual, stok berkurang dan laporan dapat menghitung margin berdasarkan harga beli yang Anda masukkan. Ini berbeda dari produk jasa yang tidak mengurangi stok fisik.
Langkah 3: Gunakan QuickAdd untuk Harga Volume
Harga fotocopy sering berubah mengikuti jumlah lembar. Untuk harga standar, pilih layanan dari katalog lalu ubah kuantitas. Misalnya, 50 lembar A4 hitam putih dengan harga Rp300 per lembar menjadi Rp15.000.
Jika pelanggan meminta harga volume atau nego, gunakan QuickAdd untuk memasukkan nama dan total harga yang disepakati, misalnya “Fotocopy A4 B/W 200 lembar (harga volume)” sebesar Rp50.000. Harga katalog utama tetap aman untuk transaksi berikutnya.
Langkah 4: Pantau Pesanan Jasa yang Ditinggal
Fotocopy satuan dapat selesai saat pelanggan menunggu. Namun jilid, laminating, print dokumen tebal, atau pesanan banyak biasanya membutuhkan waktu. Untuk layanan seperti ini, pastikan produk dibuat sebagai Tipe = Jasa agar transaksi dapat dipantau melalui Pesanan Aktif.
| Status | Arti | Tindakan |
|---|---|---|
| Diproses | Dokumen masih dikerjakan. | Cek antrean dan detail permintaan pelanggan. |
| Siap Diambil | Pesanan selesai dan menunggu pelanggan. | Periksa hasil, kemas, dan kirim pengingat bila perlu. |
| Diambil | Pesanan sudah diserahkan. | Konfirmasi penyerahan dan selesaikan pencatatan transaksi. |
Dengan status ini, pesanan print atau jilid tidak hanya berhenti sebagai transaksi yang sudah dibayar. Tim tetap bisa melihat pekerjaan yang belum selesai di halaman Pesanan Aktif.
Contoh Transaksi Hybrid
Misalnya seorang mahasiswa datang untuk fotocopy skripsi, jilid, dan membeli map:
- Pilih Fotocopy A4 B/W, masukkan qty 120 lembar.
- Pilih Jilid Spiral, masukkan qty 2.
- Pilih Map Plastik, masukkan qty 1.
- Bayar dan simpan transaksi sebagai pesanan yang perlu dikerjakan jika dokumen ditinggal.
- Setelah selesai, ubah status ke Siap Diambil; setelah diserahkan, ubah ke Diambil.
Satu transaksi dapat memuat jasa dan barang fisik, sementara layanan jasa tetap menjadi penanda bahwa order membutuhkan proses.
Catat Biaya Operasional dengan Terpisah
Kertas dan toner yang dipakai untuk menjalankan mesin tidak selalu sama dengan kertas atau tinta yang dijual sebagai produk. Catat pembelian dan biaya operasional sesuai cara usaha Anda agar laporan bulanan mudah dibaca.
- Catat listrik, sewa tempat, dan servis mesin sebagai biaya operasional.
- Catat ATK yang dijual kembali sebagai produk fisik dengan stok.
- Gunakan kategori biaya yang konsisten, misalnya “Kertas Operasional”, “Toner”, dan “Servis Mesin”.
- Di akhir bulan, bandingkan pendapatan jasa, penjualan ATK, biaya, dan pesanan yang masih berjalan.
Mulai dengan NbzPOS
NbzPOS membantu usaha fotocopy dan stationery menjalankan POS hybrid: jasa fotocopy, print, scan, jilid, dan laminating dapat berjalan berdampingan dengan penjualan ATK dalam satu transaksi.
Pelajari halaman NbzPOS untuk Fotocopy & Stationery atau lihat halaman segmen fotocopy untuk contoh katalog dan flow harian.
FAQ
Bagaimana cara membedakan pencatatan fotocopy dan jualan ATK?
Kelompokkan fotocopy, print, scan, jilid, dan laminating sebagai produk Tipe Jasa. Alat tulis seperti pulpen, buku, map, dan kertas yang dijual kembali dicatat sebagai produk Tipe Fisik dengan harga beli dan stok.
Bagaimana cara mencatat harga fotocopy dalam jumlah besar atau nego?
Gunakan katalog untuk harga standar dan QuickAdd untuk memasukkan nama serta total harga khusus pada pesanan volume atau nego, tanpa mengubah harga utama di katalog.
Bagaimana memantau pesanan jilid atau print yang ditinggal pelanggan?
Pastikan layanan dibuat sebagai produk Tipe Jasa. Transaksi yang mengandung jasa dapat dipantau di Pesanan Aktif dengan status Diproses, Siap Diambil, dan Diambil.